وبلاگ گروهی اسناد و مطبوعات

                                          بخش نمایه سازی اسناد

با هدف سهولت و تسریع بازیابی اطلاعات و دستیابی پژوهشگران به مطالب موردنیاز خود، اسناد مکتوب و غیرمکتوب در این حوزه، توسط کارشناسان مربوطه مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته و اطلاعات آن با استخراج کلید واژه ها در قالب روش نمایه سازی، سازماندهی وارد رایانه می شود. نوع سیستم نمایه در بخش نمایه سازی اسناد، پس همارا می باشد. بدین مفهوم که مفاهیم در مرحله جستجو هماهنگ شده و همارایی دو یا چند اصطلاح برای ساختن مفهوم موردنظر در مراحل بازیابی صورت می پذیرد.

نوع زبان به کار گرفته شده نیز زبان ترکیبی است. بدین معنی که از سه زبان طبیعی سند، زبان آزاد و زبان مقید (کنترل شده) جهت نمایه سازی استفاده می شود اما بهره گیری از تمامی این زبان ها به معنی آزادی بدون قید و شرط نمایه ساز در نمایه سازی نمی باشد. چرا که با تهیه و تدوین اصطلاحنامه ای جهت این امر نوع واژگان به کار گرفته شده بررسی و تجزیه و تحلیل شده، سپس توصیفگر مناسب ساخته شده و به ترکیب واژگان اصطلاحنامه افزوده می شود.

نوع نمايه سازی نيز نمايه سازی ترکیبی (مختلط) می باشد. با توجه به اينکه بخش عمده ای از اسناد نگهداری شده در مديريت اسناد و مطبوعات از قدمت بالايی برخوردار است و اصطلاحات به کار رفته در آن ها نيز اهميت به سزايی دارد، تصميم گرفته شد تا با ترکيب نمايه سازی اجباری و نمايه سازی آزاد حتی الامکان از نقاط قوت هر دو نوع نمايه سازی استفاده نموده و ويژگی اخص سازی واژگانی که در نمايه سازی آزاد وجود دارد با امتيازات و محاسن نمايه سازی اجباری ادغام نموده و به کارآمدی نمايه سازی افزوده گردد.

                                                مخزن اسناد

در اين بخش انواع اسناد اعم از مکتوب و غير مکتوب ثبت و نگهداری می شود. علاوه بر آن نگهداری اسناد به شيوه های علمی، فهرست نويسی اسناد مکتوب و غيرمکتوب، انجام فعاليتهای پژوهشی در قالب تدوين کتاب و مقاله و پاسخگويی به محققان صورت می گیرد. اين بخش از واحدهای زير تشکيل يافته است:

1- اسناد مكتوب

2-  اسناد غيرمکتوب

3-  کتابخانه تخصصی تاريخ

4-  پژوهش اسناد

5-  تالار محققان اسناد

6- نمايشگاه هاي اسناد

واحد اسناد غيرمکتوب

در اين مخزن انواع اسناد غيرمکتوب شامل عکسهای تاريخی رجال و اماکن و وقايع تاريخی، نوارهای کاست، نوارهای کاست ريلی و نوارهای ويديويی، لوح های فشرده، نگاتيوها و اسلايدها و غيره نگهداری می شود. تاکنون حدود 20 هزار قطعه عکس شناسایی و تعداد 9500 عکس نمایه سازی شده است. از ساير منابع غيرمکتوب فهرست اوليه ای تهيه گريده است.

منابع فوق در حوزه تحقيقات، اجتماعی و جغرافيايي و ... بسيار مفيد و ارزشمند است.

در حال حاضر یک کارشناس مواد دیداری و شنیداری در حوزه فوق مشغول انجام وظایف می باشد.

فعالیتهای این بخش شامل ثبت و شناسایی عکسها، بازشنوایی نوارهای کاست يديويي و صوتی و سازماندهی آن، مطالعه منابع موردياز برای شناسايي عکسها، همکاری با واحد پژوهش برای معرفی عکس ها در دفتر اسناد و اطلاع رسانی به محققان اسناد غيرمکتوب مي باشد.

واحد کتابخانه تخصصی تاریخ

تأسيس اين کتابخانه در مورخه 26/11/1377 به تصويب شورای اداری سازمان رسيد و اکنون دارای مجموعه ای با بيش از 7000 عنوان کتاب و 5000  نسخه  انتشارات دولتی و آستان قدس رضوی و تعدادی نشريه تخصصی است.

هدف:

1ـ  برطرف کردن نيازهای اطلاعاتی کارکنان مديريت اسناد و مطبوعات.

2ـ  کمک کردن به مراجعان غير همکار در گردآوری اطلاعات موردنياز به صورت ارائه خدمات مطالعه در کتابخانه.

3ـ  فراهم آوردن خدمات اطلاع رسانی به همکاران تا قادر به پيگيری پيشرفتهای چشمگیر در زمينه موردنظر خود باشند.

وظایف:

1ـ  گردآوری کتاب  در زمينه تخصص کاری کارکنان مديريت اسناد و مطبوعات.

2ـ  ارائه خدمات امانت کتاب به همکاران و مطالعه کتاب به مراجعان غيرهمکار.

3ـ  کوشش در همکاری با پیشرفتهای اخیر در زمينه اطلاع رسانی از جمله کتابخانه های ديجيتالی

خدمات:

1ـ  کارکنان مديريت اسناد و مطبوعات می توانند جهت مطالعه شخصی يا شغلی طبق آيين نامه داخلی کتابخانه کتاب به امانت ببرند.

2ـ  مراجعان غيرهمکار با حضور در محل کتابخانه می توانند از خدمات آن بهره مند شوند.

تبصره: کتابهای مرجع، کتابهای عطف زرد، نشريات تخصصی و انتشارات دولتی  به هيچ وجه قابل امانت نيستند، اما در محل کتابخانه به استثنای کتابهای عطف زرد و انتشارات دولتی ساير مواد برای مطالعه نياز به ارائه معرفی نامه ندارد.

 3ـ   مجموعه ها

مجموعه کتابخانه تخصصی شامل سه قسمت است:

ـ  کتاب

موضوعات اصلی کتابها شامل: کتب تاريخی با تأکيد بر کتب شرح حال، سرگذشتنامه ها، سفرنامه ها، اسناد و خاطرات، تاريخ مطبوعات و روزنامه ها و تعدادی کتب در حوزه آرشيو و نمايه سازی است که موجودی در هر بخش به شرح ذيل می باشد:

کل موجودی: 7033 نسخه

 کتابهای مرجع : 524 نسخه

کتابهای غيرتاريخی : 2423 نسخه

کتابهای تاريخی : 4086 شامل:

 کليات تاريخ : 140 نسخه

  جهان باستان : 20 نسخه

 خاورشناسی : 180 نسخه

 تاریخ کشورهای مختلف جهان : 630 نسخه

 سرگذشتنامه غير ايرانی : 65 نسخه

 جنگ جهانی : 125 نسخه

  کليات تاريخ ايران : 95 نسخه

  واحد پژوهش اسناد

اين واحد تا سال 1382 به صورت بخش مستقل با یک کارشناس کار می کرد. از این سال با تغيير چارت اداری سازمان زیر مجموعه بخش مخزن اسناد با دو کارشناس پژوهش به ايفای وظايف خود می پردازد.

انتخاب و تهیه موضوعات پژوهشی از اسناد و مطبوعات، تهیه و تدوین طرح پژوهشی، تدوین کتاب و مقاله در دفاتر اسناد، اطلاع رسانی و معرفی اسناد و مطبوعات معتبر، ارتباط با اساتيد و محققان تاريخ از وظايف واحد فوق می باشد.

شایان ذکر است موضوعات پژوهشی انتخاب شده، پس از تصویب شورای پژوهش سازمان، در دسترس علاقمندان قرار می گیرد. لیست موضوعات پژوهشی اسناد و مطبوعات را می توانید در قسمت پژوهش سازمان جستجو کنيد.

فعالیتهای انجام شده:

1ـ   انتشارات

2ـ   طرحهای در دست اجرا

3ـ   دعوت از اساتيد و محققان

4ـ   شرکت در سمينارهای علمی و پژوهشی

                                              بخش تاریخ شفاهی

با توجه به اهميت روز افزون نقش تاريخ شفاهي در تحقيقات تاريخي با هدف جمع آوري، نگهداري و طبقه بندي خاطرات شفاهي مربوط به آستان قدس، آرشيو تاريخ شفاهي در سال 1376 در اداره اسناد تاسيس گرديد. اين آرشيو زير مجموعه اداره اسناد مي باشد  رسالت آرشيو شفاهي ساماندهي اطلاعات، ساماندهي اطلاعات جمع آوري شده در چهار چوب آيين نامه در راستاي اطلاع رساني، خدمات دهي، و انتقال آن به نسلهاي آينده است.